Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen yaitu :

1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima
2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di excel, access, contact pada outlook dan sebagainya

Pengertian dari Mail Merge

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari berbagai sumber ( kumpulan ) :

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .

Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .

Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya sama. Atau pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama atau statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus seperti itu kita bisa menggunakan salah satu fungsi yang disediakan Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

1. Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )
2. Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters

Klik Next: Starting document

Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

Pilih Type a new list,

Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

            Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

Ketik Nomor

Klik tombol OK

Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya seperti berikut,

klik tombol OK

Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama

Untuk menambahkan data baru, klik tombol New Entry

klik tombol OK

Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang

klik tombol OK

Klik Next: Write your letters

Step 4

Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat

Klik menu More Items

Pilih Nomor

Klik tombol Insert

Klik tombol Cancel

Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat

Hasilnya seperti berikut 

Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6

Kita telah selesai membuat Mail Merge…

Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.

Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.

selesai proses mail merge.